Кто такой таксировщик в путевом листе. Правила оформления и ведения путевых листов

Путевой лист - это учетный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления. Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Где взять корректные формы, как правильно заполнять и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Отдельные бланки разработаны для владельцев и арендаторов:

• легковых автомобилей;
• грузовых автомобилей;
• специального транспорта;
• легкового такси;
• грузового такcи;
• автобусов общественных и необщего пользования.

Необходимые предпринимателям формы утверждены двадцать лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78 . Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476 , с 15.12.2017 в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Индивидуальных предпринимателей обязали указывать свой ОГРИП, а организации — ОГРН.

Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка должно указываться в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Новая форма путевого листа с 2019 г.

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Порядок оформления путевых листов установлен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 , который действует в редакции от 21.12.2018, вступившей в силу 01.03.2019. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Однако, по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно на один рейс, один рабочий день или смену. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Унифицированный бланк путевого листа	Кто и как заполняет

Предприятия, имеющие грузовой автотранспорт, при его использовании обязаны заполнять путевой лист транспортного средства. Он должен быть при водителе во время поездки вместе с другими необходимыми документами. Существует две формы данных документов, которые применяются авто перевозчиками.

Законодательство не устанавливает обязательной формы путевого листа, поэтому предприятия могут самостоятельно разрабатывать его, соблюдая обязательные требования к бухгалтерским документов и правила Минтранса РФ.

Росстат утвердил две его разновидности – типовая межотраслевая форма 4 п, применяемая при повременной оплате работы машины, и , используемая при сдельной. Фирмы могут в своей деятельности применять обе эти формы.

При осуществлении доставки груза используется первая форма путевого листа 4 п, которая также включает еще два отрывных талона. Они являются основанием при выставлении счетов контрагентам на оплату за услуги.

Путевой лист автомобиля выписывается ответственными в компании должностными лицами, фиксируется в журнале регистрации. В нем должны сделать отметки механик, медик, заправщик, и в ходе выполнения задания, сам водитель, а также представители стороны заказчика. При транспортировке грузов сторонним организациям, к нему может прикладывается .

Заполнение путевых листов осуществляется на каждый день (смену), при этом шофер предварительно должен сдать этот бланк за предыдущее число. При возвращении он передает документ диспетчеру, который его отмечает в журнале регистрации, просчитывает и передает в бухгалтерию.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля

Заполнение основной части

Рассмотрим подробнее как правильно заполнить путевой лист данного автотранспорта, используемый, когда оплата за работу производится за отработанное время.

На документе проставляется штамп компании, его дата и номер, при необходимости, серия. Заносятся данные об организации-собственнике автомобиля (арендаторе) - наименование, адрес, телефон, код регистрации в статистике ().

Ниже указывается марка автомобиля, его гаражный идентификатор, государственный номер. Здесь же записывается Ф.И.О. работника и его табельный номер, а также реквизиты водительского удостоверения, класс водителя.

Если организация занимается регулируемой деятельностью по перевозке грузов, то на автомобиль она должна в соответствующих графах указывать данные лицензионной карточки.

В таблице «Работа водителя и автомобиля» диспетчер проставляет ожидаемые время и даты отправки и возвращения, а механик записывает показание спидометра в начале и конце дня, фактическое время выезда из гаража и возвращения машины.

В табличке «Движение горючего» диспетчер указывает заправляемый вид топлива, применяемые при расчете коэффициенты (зимнее время, поездки в городе и т. д.), заправщик заносит данные о количестве залитого топлива, при возврате - сколько литров сдано. Механик в данном разделе отражает информацию о произведенных замерах горючего в баке, а также работе специализированного оборудования.

В таблице «Задание водителю» ответственное лицо указывает название и адрес места работы автомобиля, время, количество ездок, выставляет литраж необходимой заправки, делает отметку о проверке водительских прав и после этого подписывает путевой лист.

Ниже инспектор по предрейсовому медосмотру ставит свой допуск.

Механик после проверки исправности передает в пользование автомобиль водителю, это отражается соответствующими подписями, так же как и при возвращении. Если при выполнении задания что-то случилось, например, авария, то заполняются особые отметки.

Заполнение отрывного талона

Путевка грузовой машины форма 4-п имеет отрывные талоны, предназначенные для заказчиков. Лицевая сторона заполняется диспетчером, который заносит данные о путевом листе, фактическом выполнении задания (часы, км, тонн и т. д.), а также рассчитывает сумму оплаты за услуги по доставке. Вторая сторона оформляется в организации-заказчика и отражает информацию об автомобиле, данные о его работе, организации исполнителе, водителе, приложенных документах и т. д.

При расчете талон отрывается и передается вместе документами на оплату контрагенту. Для предприятия-исполнителя остается оборотная сторона путевки, на которой аналогичные записи делает заказчик. Здесь отражается время прибытия и убытия машины, приложенные документы и их количество и другое. Эти данные заказчик подтверждает подписью ответственного лица и своей печатью.

В разделе «Таксировка» диспетчер просчитывает расход топлива с учетом действующих норм, проставляя далее в таблицах время работы, километраж, перевезенный тоннаж и т. д.

При необходимости делается расчет зарплаты шоферу.

Во время выполнения задания могут возникать простои, информация о них фиксируется в соответствующем разделе.

Диспетчер или бухгалтер на обороте путевого листа так же как и в отрывной части производит расчет оплаты за услуги по доставке.

Документ подписывает руководитель структурного подразделения или организации.

Нюансы

Фирмами при грузовых перевозках для собственных нужд чаще всего используется межотраслевая форма путевого листа 4 с.

Общие правила

В случае невыполнения рейса, путевой лист таксируется с указанием того, что происходило с водителем и ТС в период, когда рейс не был выполнен. Например, в случае поломки на линии и ожидания ремонтной бригады следует время ожидания таксировать как "Простой", а в ситуации, когда "вообще неизвестно, где этот водитель находился" - как "Отстой (неоплачиваемый"), и т.п. Что касается самих невыполненных рейсов, то они указываются в том же ПЛ параллельно с реальной работой с видом качества с типом "Не выполнено". Т.к. два рейса не могут начинаться в одно и то же время, то в случае совпадения времени начала невыполненного рейса и заменяющего его реального, следует начало невыполненного рейса указывать на минуту позже.

Есть две отдельные задачи учета невыполненных рейсов (срывов) - по работникам и по предприятию. Это разные данные, например водитель Иванов не выполнил 5 рейсов (опоздал), но эти 5 рейсов выполнил другой (резервный) водитель. В этом случае у Иванова 5 сорванных рейсов, а у предприятия нет сорванных рейсов. В Системе можно решать одну из двух или обе задачи.

Учет срывов по работникам

Для учета невыполненных рейсов с точки зрения работника достаточно отмечать в ПЛ регулярные невыполненные рейсы видом качества с типом "Не выполнено". В справочнике видов качества заводят один специальный вид, например, 002 "Срывы, вина водителя". Таксировать регулярные рейсы как невыполненные нужно, например, в целях учесть сорванные рейсы как "рейсы план" для премии за регулярность водителю, или в целях учесть план по выручке на сорванных рейсах для премии за выручку. Соответствующие настройки "в накопитель " должны быть в виде работы "на линии". Расчет плана по выручке для сорванных рейсов предоставляется по требованию.

Учет срывов по предприятию

Применяется при наличии на предприятии специального учета невыполнения рейсов с точки зрения предприятия, то есть рейсов не сделанных НИКЕМ. Обычно такой учет ежедневно ведут диспетчеры в журналах. Следует проделать подготовительную работу и таксировать путевые листы дополнительными рейсами. Необходимо подготовить:

• Специальные виды работы по путевому листу , определяющие виды (группы) потерь, например: 80 Опоздание, 81 Простой, 82 Возврат, 83 Не закрыт выход. Состав может быть любой, но коды обязательно "8?".
• Специальный фиктивный выход "Невыполненные рейсы" с рейсами для всех маршрутов с каждым из вышеперечисленных видов работы. Лучше сделать разные выходы - по одному на каждый маршрут.
• В справочнике видов качества оформить виды, отражающие причины невыполнения рейсов (см. принципы кодирования видов качества).
• В справочнике видов перевозок определить признак "Потери".

При таксировке ПЛ каждый случай невыполненных рейсов оформляется дополнительным рейсом из спецвыхода с видом качества, который отражает причину невыполнения рейса, при этом указывается количество невыполненных рейсов и их продолжительность.

Таксировка работы вне перевозок (резервы, ремонты, простои)

Вопрос, как разносить резервы, ремонты, простои по видам перевозок и маршрутам в отчетах, в частности в RwDst: Распределение заработной платы по ПЛ и в T2100: Отчет по ТЭП . Следует выбрать один из вариантов:

1. По закрепленному маршруту. Оформить для каждого ТС закрепление за конкретным маршрутом . Оформить рейсы с ремонтами, резервами, простоями в фиктивных выходах по каждому маршруту. В отчетах эти работы отражаются по реальным маршрутам - по таким, как таксировано в ПЛ. При этом например, может быть, что ремонт ТС пройдет по маршруту 1 (по закрепленному маршруту), а фактически ТС работало по разным (или вообще по другим) маршрутам.
2. По фактическому маршруту. Оформить маршруты как в предыдущем пункте. При наличии в ПЛ работы реального маршрута - таксировать ремонты, резервы, простои по этому маршруту (если есть переключения - тогда маршрут, где больше времени отработано). Если в ПЛ нет реального маршрута (целодневный ремонт, резерв, простой), таксировка на свое усмотрение.
3. По закрепленному виду перевозок. Оформить в ТС закрепленные виды перевозок. Оформить несколько маршрутов по разным видам перевозок, например: "Ремонт город социальный", "Ремонт пригород социальный", "Ремонт город договорной", "Ремонт пригород договорной", "Ремонт хозтранспорт" и т.п. Аналогично и с резервами, простоями. При этом в отчетах выполнится распределение по реальным маршрутам с соответствующим видом перевозок пропорционально времени на маршрутных перевозкам. То есть "Ремонт город социальный" распределится на реальные маршруты с видом перевозок "Город социальный", "Ремонт пригород социальный" - на "Пригород социальный" и т.д.
4. По фактическому виду перевозок. Оформить маршруты как в предыдущем пункте. При наличии в ПЛ работы реального маршрута - таксировать по виду перевозок этого маршрута (если есть переключения - тогда вид перевозок, где больше времени отработано). Если в ПЛ нет реального маршрута (целодневный ремонт, резерв, простой), таксировка на свое усмотрение.
5. Одним маршрутом. Оформлять все ремонты, резервы, простои маршрутами с любым регулярным (то есть город, пригород, межгород и т.п.) видом перевозок. Распределение будет по всем реальным маршрутам, на которых работали ТС с такой маркой и такого подразделения (по сектору водителя). Вариант требует поддержки в программе, следует сообщить Разработчикам для настройки . Достоинства способа - простота таксировки, равномерное распределение по всем маршрутам. Распределение по всем маршрутам рационально, поскольку не зависит от работы конкретного ТС.

Сход с линии в ремонт

Возврат в парк оформить нулевым пробегом по маршруту, на котором работал водитель, обычно для этого используют специальные фиктивные выходы, предназначенные для работы вне расписания. Далее таксировать ремонт. Обычно различают ремонт с участием водителя и ремонт без участия водителя с разной оплатой рабочего времени для водителя. Продолжительность ремонта определяется временем, которое "подписано" водителю в качестве времени ремонта. Если далее водитель находится в резерве без ТС, или работает на другом ТС, то это должно быть отражено в другом ПЛ.

Типовые операции

Локальное меню в рейсах ПЛ

Добавление рейсов Стандартный выход Копирует полностью выход, указанный в шапке ПЛ, далее надо отразить отклонения от расписания. Из другого выхода Для переключений на другие выходы. Подбирает из указанного выхода рейсы, ближайшие ко времени окончания текущего рейса. Если текущий рейс не последний, то "вписывает" столько рейсов из указанного выхода, сколько укладывается в промежуток времени между текущим и следующим рейсом. Если ПЛ пустой (нет никаких рейсов), то выполняет "стандартный выход". Из другого маршрута, По тому же маршруту Для переключений на неизвестный выход. Подбирает выход по указанному маршруту, ближайший ко времени окончания текущего рейса. Если текущий рейс не последний, то "вписывает" столько рейсов из найденного выхода, сколько укладывается в промежуток времени между текущим и следующим рейсом. Удаление рейсов Удалить отмеченные рейсы Удалить рейсы до конца от текущего до последнего Внесение выручки, количества пассажиров и других показателей путевого листа Добавить показатель Добавляет новый показатель на текущий рейс. Показатели Открывает показатели текущего рейса для просмотра и модификаций (изменения, удаления, добавления). Прочее Разбить по одному рейсу, Разбить на оборотные рейсы, Собрать одинаковые рейсы. Поставить качество рейса - "не выполнен" для учета невыполненных (сорванных) рейсов. Обнуляет пробег по рейсу, ставит вид качества "Не выполнено" (предоставляет выбор, если в справочнике видов качества есть несколько видов "Не выполнено"), удаляет СКАД-отметки при наличии таковых. Контроль пробега по рейсам и спидометру показывает расхождение пробега и позволяет привести в соответствие пробег по рейсам - распределяет пробег по спидометру, указанный в путевом листе, на рейсы путевого листа пропорционально продолжительности рейсов или пробегу в рейсах, если пробег ненулевой. Оформить сход с возвратом в парк Помощь в определении рейса и собственно нулевого пробега от места схода до парка, когда рейс выполнен частично, и возврат в парк был не от конечной, а с любой промежуточной остановки.
Выполнять, стоя на рейсе (группе рейсов) схода, после которых нужен возврат в парк, выбрать остановку схода (время подсчитывается из межостановочной продолжительности из модификации) - выбрать вариант нулевого пробега (может быть более одного).
Как это работает: уменьшает пробег по текущему рейсу (пробег до остановки схода подсчитывается по межостановочным пробегам из модификации), вставляет нулевой пробег "от точки схода" до парка (новый рейс).
Для выполнения, необходимо предварительно завести отдельную остановку для парка и сообщить ее код разработчикам. Оформить рейс о работе вне перевозок Предназначено для таксировки целодневных и нецелодневных работ, например, ремонтов, резервов, простоев. Определить рейс в ПЛ - вставить или войти в редактирование нужного рейса - "F9". Подбирает код рейса по определенным правилам, например, соответствующий закрепленному за ТС маршруту или виду перевозок. Обычно выбирают правило по закрепленному виду перевозок. В этом случае необходимы отдельные маршруты "ремонт", "простой", "резерв" для всех имеющихся видов перевозок, например "ремонт город социальный", "ремонт пригород социальный", "ремонт город договорной", "ремонт пригород договорной" и т.п., оформить выход (можно один) с перечнем таких рейсов. Правила подбора рейсов и перечень видов работ следует предварительно сообщить разработчикам .

Локальное меню в "шапке" ПЛ

Отметить таксировку После таксировки в ПЛ иногда остаются проблемы, требующие решения (с топливом, выручкой и проч.). Если решить проблему немедленно невозможно, следует сохранить ПЛ в состоянии "Не таксирован" - все данные, введенные в ПЛ будут сохранены, статус ПЛ будет "2", он не будет обрабатываться. После решения проблемы необходимо завершить работу с ПЛ - выполнить внутри ПЛ "Отметить таксировку" и сохранить ПЛ уже в статусе "3".

Особенности ПЛ

Разрыв Признак наличия разрывного графика у водителя (и только у водителя, у доп. персонала есть свои собственные признаки для разрыва). За разрыв будет начислена соответствующая доплата, если она предусмотрена положением по оплате. Обычно, разрывным считается график, когда суммарное нерабочее время за смену превышает 2 часа. Изначально признак копируется из стандартного выхода. Подлежит ручной корректировке, когда фактическая работа водителя не совпадает со стандартным выходом. Например, график считается разрывным, но водитель сошел с линии в ремонт (резерв, и т. п.) и неоплачиваемое время стало менее 2-х часов, то есть по факту разрыва нет, тогда в этом ПЛ следует снять признак наличия разрыва. И наоборот - разрыв может возникнуть, хотя в стандартном выходе он и не предусмотрен. Система контролирует в каждом ПЛ правильность наличия разрыва и предупреждает, когда разрыв требует корректировки. Таксировщик должен при надобности корректировать признак разрыва.

Особые случаи

Акт разрыва цепочки

На ПЛ, где требуется изменение показаний, "F9 - Акт о разрыве цепочки". При этом автоматически создается новый ПЛ со специальным выходом для фиксации разрыва, который предварительно следует оформить и сообщить код выхода и его рейсов разработчикам . Таксировать такой ПЛ просто - только отметить таксировку. Оформление выхода: новый специальный маршрут "Фиксация разрыва цепочки", код любой, вид перевозок и режим работы - произвольно (значения не имеют), две модификации "Бак" и "Спидометр" без пробега. Новый фиктивный выход, два рейса с указанными модификациями, вид работы "Отстой" (с характером "----") продолжительностью 1 минута каждый.

Корректировка цепочки

На ПЛ "F9-Корректировка цепочки".

Изменение расписания задним числом

Если необходимо ввести новую версию выхода с даты, после которой в путевых листах старая версия уже применяется, следует проделать следующее.

1. Оформить новый класс выхода (временно)
2. Оформить новую версию выхода с требуемой даты, указать в нём класс выхода из п.1.
3. Все ПЛ, начиная с требуемой даты, где использовалась старая версия выхода (указана в шапке ПЛ, использованы рейсы) исправить применения на новые версии: Принятые и таксированные ПЛ - перетаксировать ПЛ (удалить рейсы старой версии выхода, исправить выход в шапке ПЛ, оттаксировать ПЛ с рейсами новой версии выхода) Выданные ПЛ - исправить после приема Разнаряженные ПЛ - исправить выход в редактировании разнарядки
4. Закрыть старую версию выхода.
5. В новой версии выхода изменить класс выхода на правильный.
6. Удалить временный класс выхода, созданный в п. 1.

План по выручке равный фактической выручке

Устанавливается на рейсы ПЛ, поскольку иногда требуется план = факт только на часть ПЛ. Для любого из рейсов, подлежащих установке план = факт выполнить "F9-добавить Показатель" - добавить специальный показатель ПЛ "План=факт", в значении указать 1. Если надо установить план = факт на весь путевой лист, то выполнить, стоя на показателе, "F9-Копировать показатель на все рейсы". Если на часть путевого листа - добавить показатель для нужных рейсов.

Таксировка ПЛ с проблемами по топливу

Ненулевой расход топлива при нулевой норме

Неаккуратное ведение остатков и/или манипуляции с экономией/пережогом топлива Необходимо принудительно изменить остатки на выезде и/или возврате - корректировка цепочки или . Заправка, оформленная не в целых литрах, по ПЛ, по которому нет никакой работы Добавить дополнительный рейс c нулевым пробегом минимально возможной величины и на минимальное (1 минута) время. Остатки правильные, норма действительно равна нулю - необходимо зафиксировать пережег Добавить дополнительный рейс c нулевым пробегом минимально возможной величины и на минимальное (1 минута) время. Ошибка в расчете нормы топлива (норма ошибочно принимается равной нулю) Привести в порядок справочные данные или сообщить Разработчику об ошибке в АвтоПарк.

Ненулевая норма топлива при нулевом расходе

Ситуация может возникнуть по разным причинам:

Неаккуратное ведение остатков и/или манипуляции с экономией/пережогом топлива Необходимо принудительно изменить остатки на выезде и/или возврате. Расход топлива по ПЛ меньше одного литра - "проехал до АЗС (или покатался по территории) пару километров и все" Следует уменьшить остаток при возврате на один литр. Ошибка в расчете нормы топлива (норма ошибочно принимается не равной нулю) Привести в порядок справочные данные или сообщить Разработчику об ошибке в АвтоПарк.

Резерв (простой) кондуктора без водителя

Нахождение кондукторов в резерве (простое) без водителя, например, в ожидании пока ТС отремонтируют, таксируются специальным путевым листом, в котором: фиктивный водитель , фиктивное ТС (оформляется в списке ТС с гаражным 0000), специальный выход "Резерв кондукторов" ("Простой кондуктора") (занаряжаемый, со специальным классом выхода "Резерв кондукторов" с назначением "Резерв кондукторов"). Путевой лист оформляется один на день (если есть случаи резерва / простоя) и в нем таксируются в дополнительном персонале все кондукторы с резервами (простоями) (время начала и окончания у каждого кондуктора по реальным данным, то есть могут перекрываться у нескольких кондукторов).

ПЛ выдан до окончания диспетчерских суток, но после полуночи

Следует в самое "начало" проблемного ПЛ ввести отстой (обед и т. п., где вид работы вид работы с характером "----"), который переваливает за полночь. Например, отстой с 23:59 до 00:30, где 00:30 - начало работы по ПЛ. Без этого рейса будет проблема "Время начала путевого листа нарушает цепочку".

Работа с выходного

Применяется, если нужна доплата за работу в выходной. Отражается во всех ПЛ работника за эту дату (обратите внимание, во всех ПЛ за дату, а не в каком-то одном отметили, и достаточно). Иначе при обработке ПЛ будет сообщение о неудачной модификации табеля.

ПЛ для отражения начальных остатков по топливу

Оформляется в том случае, если для отражения начальных остатков топлива в баке нет подходящего по дате ПЛ. Водитель фиктивный, выход - любой "хозяйственный", в котором есть рейс "Отстой" ("Обед" и тому подобное) с непроизводственным видом работы (характер "----" нужен обязательно, чтобы в отчете по ТЭП и других не прошла работа).

) ПЛ, оформленном только в целях сдачи топлива: указать "Сдано" - остаток топлива в баке, ПЛ обработать. Гаражный после этого можно списывать (оформлять выбытие). В отчетах по топливу сданное топливо так и пройдет - как "сдано".

Время начала путевого листа нарушает цепочку

Проблема возникает при таксировке при наличии у ТС двух и более ПЛ в одну дату. Означает, что при таксировке изменяется порядок следования ПЛ друг за другом по сравнению с порядком выдачи ПЛ диспетчером. Причиной может быть ошибки диспетчера при выдаче ПЛ или ошибки таксировки. Ошибки диспетчера следует исправить в "F9 - Корректировка цепочки" - установить правильное время начала работы по ПЛ и оттаксировать ПЛ.

Не работает устройство АСКП

Применяется в отдельных ПЛ, когда устройство автоматизированной системы контроля проезда (АСКП) должно работать, но временно не работает (сломано, выключено и т. п.). Отметка устанавливается на рейсы ПЛ, поскольку иногда требуется только на часть ПЛ, это специальный показатель ПЛ "Не работает АСКП" со значением 1. Если надо установить на весь путевой лист, то оформить для любого из рейсов, подлежащих отметке, и выполнить "Копировать показатель на все рейсы". Для снятия отметки необходимо удалить показатель, или указать нулевое значение.

На ТС прогревали двигатель

Для таксировки прогрева должен быть оформлен рейс с видом работы по ПЛ "Прогрев".
Оформление вида работы: Характер "---", пробег "нет", доходы "нет". Коэффициенты расхода топлива - на прогрев 1.000, остальные 0.000. Оплата водителю по виду работы: качество Выполнено, Метод 9000 (пустой).

При прогреве двигателей ТС в морозы должна составляться ведомость прогрева, в которой указывается по каждому ТС, сколько часов оно прогревалось. Каждую запись из этой ведомости следует таксировать рейсом с прогревом перед нулевым пробегом в ПЛ данного ТС, либо в отдельном ПЛ на это ТС и фиктивного водителя.

Без выезда

ПЛ без выезда (водитель не явился, не допущен к работе и т. п.) следует таксировать специально оформленным для этого рейсом (выходом) "Без выезда". Рейс должен быть оформлен с таким видом работы: характер "---", пробег "нет", доходы "нет", коэффициенты расхода топлива все нулевые, методы оплаты пустые, в табель ничего. Обычно такой вид работы применяют для перерывов в работе (отстоев, обедов). В отчетность по ТЭП и прочие отчеты такие часы не входят. При этом никакую информацию в "шапке" путевого листа, то есть информацию из наряда, не следует менять ни в коем случае. Только таксировать рейс "без выезда". Можно снять табель и оплату персоналу. Дополнительный персонал (если он есть) можно удалить, но не обязательно. Следует убедиться, что нет ни начислений, ни времени в табель.

Ремонт, техобслуживание в сторонней организации

Особенность заключается в том, что в табеле парка должен отражаться "ремонт". Рейс следует таксировать специальным видом работы: характер "ремонты", пробег "нулевой, доходы "нет".

Обработка путевой и перевозочной документации включает в себя расчет оплаты выполненной транспортной работы, а также расчеты следующих итоговых показателей работы автотранспортного средства и водителя:

ü время в наряде, исчисляемое с момента выхода автомобиля из гаража на автомобильные дороги общего пользования до его возвращения на предприятие, организацию, в гараж за вычетом времени на обед и отдых (по данным путевого листа);

ü время простоя, которое складывается из времени простоя под погрузкой-разгрузкой (по данным транспортных накладных), времени простоя на линии из-за технических неисправностей автомобиля и по другим эксплуатационным причинам (по данным путевого листа);

ü время в движении, которое составляет разницу между временем в наряде и временем в простое;

ü общий пробег (по данным путевого листа), определяемый по разнице между показаниями спидометра при возвращении на предприятие в гараж и при выезде из гаража;

ü пробег с грузом, равный сумме расстояний перевозки грузов, указанных в транспортных (товарно-транспортных) накладных и других сопроводительных к грузу документах;

ü пробег без груза, составляющий разницу между общим пробегом и пробегом с грузом;

ü фактический расход горючего (по данным путевого листа).

Расход автомобилем горючего равен суммарному количеству горючего, находившегося в баке автомобиля в момент выезда на работу и полученного за время работы (в том числе в виде талонов), за вычетом остатка, с которым автомобиль возвращается на предприятие, в гараж. Наряду с фактическим расходом горючего формой путевого листа предусматривается также фиксация расхода горючего по нормам, установленным для отдельных марок автомобилей. Сопоставление фактического расхода горючего с расходом по норме позволяет определить размер экономии или перерасхода горючего каждым водителем и в соответствии с этим производить доплату или удержания из заработной платы.

Планирование расхода горючего проводится на основе постановления Министерства транспорта и связи Украины. Автоматизированная система должна иметь гибкую настройку норм расхода топлива в зависимости от марки машины, горючего, использования прицепов, специального оборудования, сезона и т.д.

Если в организации есть склад ТСМ, то водители заправляют топливо непосредственно в своем автохозяйстве. В противном случае им выделяют деньги, талоны, кредитные карты и иные средства платежа для приобретения топлива. Возникает необходимость подсчета и списания этих средств. Ситуация осложняется из-за постоянных изменений цен на автозаправочных станциях.

Количество перевезенного груза определяется в тоннах по фактическому весу (масса брутто) перевезенного груза на основе накладных и других сопроводительных к грузу документов. Вес штучных, длинномерных, а также объемных грузов (дрова, лесоматериалы, песок, глина, известь и т. п.) может быть определен с помощью установленных для этой цели переводных коэффициентов; тонно-километры определяются путем умножения веса перевезенного груза на расстояние перевозки.

Путевая и перевозочная документация является также основанием для определения стоимостных показателей перевозок грузов по результатам работы за день (смену, рейс). К ним, в частности, относятся:

Заработная плата водителя (рассчитывается по данным путевого листа и прилагаемых к нему транспортным накладным), которая включает: оплату за количество перевезенного груза, отработанное время, выполненные при перевозке транспортно-экспедиторские операции, прочие работы и услуги, доплату (удержания) за экономию (перерасход) горючего, за качество обслуживания потребителей; штрафы за нарушения условий выполнения задания и другие выплаты и удержания в соответствии с законодательными актами и нормативными положениями, действующими на предприятии;

Стоимость выполненной транспортной работы, которая рассчитывается по каждой транспортной накладной. Основными составляющими итоговой стоимости являются стоимость перевозки грузов, доплаты за транспортно-экспедиторские операции, прочие работы и услуги, сумма налогов и сборов.

Из общей стоимости определяется плата, которую должен получить перевозчик от заказчика-плательщика за выполненные перевозки грузов и сопутствующие перевозке транспортно-экспедиторские операции и услуги. Результат расчетов стоимости транспортной работы фиксируется в соответствующем разделе транспортной накладной и служит основанием для выписки платежного документа заказчику-плательщику.

После обработки путевого листа и транспортных накладных третий экземпляр накладной вместе с платежным поручением направляется заказчику-плательщику, а четвертый экземпляр передается вместе с путевым листом в архив перевозчика.

Обработка информации по данным путевых и перевозочных документов обеспечивает проведение оперативно-технического учета, контроля и анализа деятельности перевозчика, а также составление статистической и бухгалтерской отчетности для органов государственного управления и контроля.

Рассмотрим ситуацию, сложившуюся в настоящее время на рынке специализированного ПО обработки путевой и перевозочной документации. Существует ряд фирм-разработчиков, предлагающих свою продукцию в этой области.

Как правило, все эти системы ориентированы на обработку путевых листов. В соответствии с планом перевозок на каждый автомобиль выписывается путевой лист установленной формы, который является основным первичным документом для учета работы и, одновременно, документом, удостоверяющим право перевозки груза. Существует много различных форм путевых листов: для легкового служебного (специального) автомобиля; для автомобилей-такси; для грузового автомобиля на внутри республиканских перевозках при повременной оплате и при сдельной; при выполнении международных грузовых перевозок; для перевозки пассажиров автобусами.

Многие программы имеют возможность вносить информацию в бланки путевых листов.

В общем случае все программы автоматизированной обработки путевой и перевозочной документации должны иметь следующие функциональные возможности:

− диспетчерский контроль над выпуском автомобилей на линию, выходом водительского состава, выполнением сменных заданий;

− ведение журнала диспетчера автоколонны;

− выписка и таксировка путевых листов (сдельных, почасовых, автобусных перевозок);

− оперативная обработка путевой и товарно-транспортной документации;

− ведение табеля работы водителей и ПС;

− учет фактического и нормативного расхода топлива по водителям, гаражным номерам, бригадам (суточный и с начала месяца);

− учет зависимости расхода топлива от условий эксплуатации (температура воздуха, снежные заносы и т.п.);

− расчет комплекса технико-экономических показателей использования автотранспорта по маркам машин, гаражным номерам, видам перевозок и др.;

− анализ выполнения сменно-суточных заданий водителей, планов перевозки по бригадам, автоколоннам, АТП, по клиентуре и т.д.;

− формирование оперативных справок о работе водителей, бригад, выполнении клиентурного плана.

Кроме того, на основе формирования единой БД в рамках АСУ АТП специализированное ПО выполняет следующие функциональные задачи;

− выписка счетов заказчикам за оказанные автоуслуги;

− расчет основной заработной платы, оплаты труда кондукторов, всех видов доплат и надбавок по путевому листу (за классность, продажу билетов, ночные часы, сверхурочное время, разъездной характер работы, экспедирование, ненормированный рабочий день, уборку салона и др.);

− корректировка начислений заработной платы по алгоритмам пользователя;

− расчет доходов АТП (по договорным тарифам и прочим формам);

− учет реализации автоуслуг, формирование ведомости расчетов с заказчиками, учет дебиторов и кредиторов, выписка банковских документов и т.д.

ПО должно быть снабжено удобным сервисом и доступно любому пользователю. При этом за счет обеспечения работы программы в ЛС появляются дополнительные возможности:

Однократный ввод путевых листов и товарно-транспортных накладных обеспечивает экономию труда при получении оперативной информации об использовании автотранспорта;

Отказ от таксировки путевой и товарно-транспортной документации обеспечивает сокращение численности управленческого персонала.

Особый интерес вызывают системы автоматизации управления АТП, в состав которых входят электронные ключи-идентификаторы (типа iButton), имеющие высокую степень надежности, и считывающие устройства для них. Ключи iButton внешне похожи на дисковую металлическую батарейку. Диаметр диска около 17 мм, толщина от 3 до 6 мм. Идентификация происходит при соприкосновении металлической поверхности ключа и считывающего устройства. Корпус рассчитан на 1 млн касаний к считывающему устройству.

При инсталляции ПО автоматизированного рабочего места диспетчера происходит его привязка к считывающему устройству, обладающему уникальным кодом. Этот код соответствует серии путевок, выдаваемых в данной диспетчерской. Нумерация путевок производится автоматически по времени их заполнения.

При получении путевки водитель прикасается ключом к контактному устройству, и на экран монитора выводится диалоговое окно для заполнения полей его путевого листа. Вся имеющаяся в базе данных информация (о водителе и его автомобиле) автоматически вносится в соответствующие поля путевого листа. Диспетчер выдает путевой лист, затем информация о количестве выписанного топлива считывается в память ключа iButton, принадлежащего водителю (запись информации проводится одномоментным касанием ключа и считывающего устройства). На автозаправочной станции также устанавливается считывающее устройство для ключа iButton, информация из памяти ключа поступает на компьютер оператора АЗС, и в соответствии с ней оператор производит отпуск топлива (количество выдаваемого топлива может определяться и оператором).

Контрольные вопросы

1. Обосновать необходимость применение АИС при организации автомобильных перевозок.

2. Применение автоматизированной информационно-плановой системы управления.

3. Входящие информационные потоки при организации работы транспорта.

4. Исходящие информационные потоки при управлении транспортом.

5. Система обратной связи в системе оперативного управления перевозками.

6. Подсистемы основных служб при управлении автотранспортом.

7. Схема информационных потоков при управлении автотранспортом.

– это основной элемент бухгалтерского учета. Именно они являются основанием для осуществления операций и считаются их подтверждением. Рассмотрим примеры первички: акты, накладные, учетные карточки, выписки, расходно-приходные кассовые ордера. Все эти документы должны храниться в компании. Они проверяются в ходе налогового контроля.

Для чего нужна таксировка

Таксировка документов представляет собой установление стоимости хозяйственных операций из бухгалтерских бумаг. Это оценка ценностей, которые зафиксированы в документах. Для чего это нужно? Таксировка является составляющей проверки бухгалтерских бумаг. Ошибки в последних могут поставить под вопрос проведение той или иной операции.

Проверка выполняется в обязательном порядке при поступлении документов в бухгалтерский отдел. Если обнаружено, что бумага составлена неверно, она не принимается к учету. В ходе проверки документы рассматриваются с точки зрения всех аспектов. К бумагам предъявляются эти требования:

• Раскрытие проводимой операции, наличие всех сведений, необходимых для учета.
• Соответствие законодательным и локальным нормативным актам.
• Наличие всех требуемых реквизитов: даты, наименования, содержания операции, ее стоимости и прочее.
• Отсутствие помарок и ошибок.
• Правильность проведенных расчетов и выведенных итогов.

Бухгалтер должен проверить, соответствует ли информация, изложенная в первичке, локальным и законодательным актам. К примеру, во внутреннем акте фирмы прописан определенный размер суточных. Их размер в первичных документах должен соответствовать локальным положениям.

Сама таксировка нужна для достижения этих целей:

• Выявление недочетов.
• Начисление зарплат, премий.
• Исчисление издержек при исполнении трудовой деятельности.
• Списание расходов.
• Определение себестоимости.
• Установление расценок.

Если бухгалтер обнаружит ошибку, документ не принимается к учету. Он отправляется на переоформление. Специалист также может обнаружить поддельный документ. В этом случае нужно оставить бумагу в бухгалтерии. Требуется выяснить все обстоятельства подделки, а затем привлечь виновных к ответственности.

Особенности таксировки

Таксировка бухгалтерских бумаг представляет собой определение стоимости операций в бумагах, в которых содержатся только натуральные значения. Специалисту нужно установить стоимость операции, когда прописано количественное значение. Говоря простым языком, бухгалтеру нужно умножить число продукции, работ и услуг на их стоимость.

Таксировка обычно актуальна в том случае, если бухгалтерские документы заполняются комплексным методом: от руки и через компьютер. Под таксировкой понимается также автоматическое установление стоимости продукции. Происходит это следующим образом:

1. Занесение количественных сведений в бухгалтерскую программу.
2. ПК автоматически находит их цену.
3. Автоматически производится умножение.

ВАЖНО! Как правило, в бухгалтерских документах прописываются натуральные значения. Их необходимо перевести в денежный показатель.

К СВЕДЕНИЮ! Рассматриваемый метод актуален для различных документов. К примеру, это может быть путевый лист. В нем есть раздел с соответствующим наименованием. Заполняется он бухгалтером по информации из предыдущих разделов. На основании исчисленных данных начисляется зарплата водителю, а также списывается бензин, который был израсходован в ходе поездки. Также определяется стоимость транспортных услуг. В завершении проверки нужно поставить отметку о проведении таксировки, а также проставить подписи.

Кто должен проводить таксировку

Таксировка может осуществляться любым сотрудником фирмы. К примеру, это может быть бухгалтер, оператор. Если нужно обрабатывать большие объемы документов, в компанию принимается отдельный специалист – таксировщик. Рассмотрим его обязанности:

• Таксировка первички (наряды, приходный ордер и прочее).
• Определение итогов по каждой бумаге.
• Внедрение в работу современных технических инструментов.
• Работа с приходными и расходными бумагами.
• Умножение натуральных и количественных значений на цены и тарифы. В дальнейшем специалист определяет общую сумму разных бумаг.
• Изменение прейскурантов.

Таксировщик должен обладать рядом знаний и навыков. В частности, он должен знать сопутствующие инструкции и положения, нормативные акты, формы первички, порядок заполнения документов. Специалист должен уметь вести расчеты, знать основы закона о труде.

В работе специалист должен руководствоваться этими нормами:

• Законы.
• Устав фирмы.
• Распоряжения руководства.
• Должностная инструкция.
• Правила локального распорядка.

Подчиняться работник может или главному бухгалтеру, или директору фирмы, или начальнику отдела.

Рассмотрим права специалиста:

• Внесение предложений по улучшению работы с последующим их рассмотрением директором.
• Запрос у сотрудников и руководящего состава информации, которая необходима для осуществления работы.
• Ознакомление с бумагами, в которых прописаны права и обязанности таксировщика, критерии оценки правильности деятельности.
• Ознакомление с решениями управленческого состава, если они касаются деятельности специалиста.
• Требование обеспечить работу всеми необходимыми организационно-техническими инструментами.

Таксировщик будет нести ответственность при этих обстоятельствах:

• Несоблюдение установленных обязанностей.
• Совершение административных, уголовных правонарушений.
• Причинение фактического ущерба работодателю.

К СВЕДЕНИЮ! Инструкция специалиста может составляться в соответствии со стандартной инструкцией. Документ может дополняться в соответствии с пожеланиями работодателя. Однако дополнения не должны противоречить трудовому законодательству.

Таксировка на примере

Понятие таксировки раскрывается в конкретных направлениях деятельности. К примеру, это перевозки. Тариф за данную услугу устанавливается на основании протаксированной платы. Она представляет собой установление платы за перевозку пассажира.

Таксировка проводится на основании установленных тарифов за 1 километр или 1 тонну. Подразделяется она на эти виды:

• Предварительная таксировка документов, входящих в план текущих отправок.
• Таксировка корешков ведомостей в случае, если не проводились предварительные подсчеты.

При таксировке нужно оформить квитанцию дорожной ведомости. Последняя отправляется владельцу груза.

Рассмотрим еще один пример. Фирма занимается реализацией автомобиля. За месяц получилось продать 5 машин одной марки. Стоимость одной из них, согласно документам, составила 1 200 000 рублей. То есть совокупная прибыль от продажи равна 6 миллионам.